“Imagínese que gana la lotería hoy y deja su trabajo mañana. ¿Alguien podría tomar cartas en el asunto y hacerse cargo de su instancia de Marketo inmediatamente?” Esta es la mentalidad que Tori Forte , consultor extraordinario de Marketo, recomienda a la hora de documentar su instancia de Marketo. De hecho, una buena documentación puede ser casi tan importante como la propia implementación. Hacer un seguimiento de los cambios y las decisiones que ha tomado durante la configuración de la instancia puede ayudarlo a:
- Formar más fácilmente a usuarios adicionales de una manera escalable
- Construir de manera más eficiente en Marketo a largo plazo
- Mantener un estado saludable e higiénico de su instancia en el futuro
- Hacer que el proceso de transición sea mucho más sencillo para un nuevo administrador de Marketo si el equipo experimenta alguna rotación
Hay un par de tipos diferentes de documentación que puede producir. Una guía de gobierno describe la configuración de la instancia detalladamente con temas como estructuras de programas y carpetas, límites de comunicación, etc. Este sería un documento dinámico al que los usuarios acudirían para identificar sus mejores procedimientos recomendados y estándares de gobierno para su instancia de Marketo, y sería principalmente para su administrador o usuario principal de Marketo. Además de una guía de gobierno, su equipo puede necesitar documentos de habilitación o materiales de formación complementarios para ayudarlo a ponerse al día con Marketo. Esta documentación podría incluir ejercicios para practicar el trabajo con la plataforma, cuestionarios se que han de superar para que se les conceda acceso o una lista de lo que se les permite a los usuarios en Marketo. Dicha documentación estaría dirigida a todos los usuarios de Marketo de su organización.
Ya sea que esté elaborando una guía de gobernanza completa o simplemente esté documentando los aspectos clave de la configuración para comenzar, anotar las decisiones que toma durante la incorporación lo ayudará tanto a usted como a su equipo a tener éxito con Marketo.
Introducción a su documentación
¿Tiene problemas para comenzar con su guía? Tori sugiere centrarse primero en el aspecto más importante de su documentación de Marketo: su configuración de administrador. “Asegúrese de anotar todas sus decisiones entre bastidores de forma que, si alguien necesita hacerse cargo de su instancia de Marketo, pueda comprender cómo y por qué su instancia se configuró de la forma en la que está.” Es fundamental, afirma Tori, que “no solo documente lo que se creó, sino por qué se creó de esa manera”. Esto ayuda a un futuro administrador (o incluso a usted mismo) a evitar repetir decisiones que no funcionaron o perder el tiempo en callejones sin salida.
Otra recomendación de Tori para establecer el éxito de la documentación es “asegurarse de que todas las reglas que haga tengan un propietario para hacerla cumplir en el futuro. La falta de cumplimiento hace que la redacción de esas reglas sea discutible”. Consulte con su equipo y establezca un proceso para asegurarse de que esta documentación continúe adaptándose y siga siendo pertinente, además de ser una prioridad para sus usuarios.
Sugerencias y trucos
Tanto si documenta una instancia nueva o existente, como si crea recursos de formación para los usuarios de Marketo de su organización, considere estos consejos proporcionados por una de nuestras expertas residentes en Marketo, Kylie Peters:
- “¡Documente en exceso, comunique en exceso, pruebe en exceso! Si siente que está haciendo lo suficiente, es posible que no esté haciendo lo suficiente”. ¡Nunca se sabe lo que podría ser útil para usted o su equipo en un futuro, así que asegúrese de agregar detalles y mantener a otros equipos informados!
- “Piense en las nuevas contrataciones”. Escriba documentación para alguien que nunca antes haya usado esta tecnología”. Una vez que se familiarice con Marketo, puede ser fácil dar por sentada una gran cantidad de conocimientos previos. Asegúrese de crear su documentación de habilitación y gobernanza pensando en el usuario más básico. Considere incluir algunas definiciones y procedimientos recomendados directamente en la documentación de formación si cree que van a ayudar a los nuevos usuarios a ponerse al día.
- “Las personas tienen diferentes formas de procesar y comprender la información, por lo que es útil utilizar una combinación de puntos escritos, imágenes, vídeos y ejercicios prácticos en sus formaciones”. En lugar de simplemente escribir un bloque de texto para enviarlo a su equipo, incluya contenido interactivo o un par de formatos diferentes dentro de su documentación de habilitación y formación.
- “Ejecute la documentación por alguien que nunca haya visto a Marketo antes y pregúntele si tiene alguna pregunta”. ¿No está seguro de si su documentación de habilitación y gobernanza es clara? Pídale a alguien que nunca haya usado Marketo que eche un vistazo y vea si puede seguir sus materiales de formación. Esto le dará una nueva perspectiva sobre lo que ha creado y cómo puede mejorarlo.
- “Es importante recordar que los documentos de formación son muy diferentes según sus necesidades y su instancia.” A diferencia de las guías de gobernanza, que deben ser lo más completas posible, los documentos de habilitación deben producirse en función de las necesidades de la organización. Tenga en cuenta que lo que podría ser importante documentar en detalle para una instancia o un usuario podría ser menos pertinente para otras personas. Debe conocer mejor su instancia y usuarios, por lo que debe crear su documentación de formación en consecuencia.
Temas de muestra de la documentación de Marketo
Utilice estos temas para guiar su plan inicial de documentación de gobernanza de Marketo. Puede ser útil tomarlo con calma y comenzar con algunos temas que son importantes para su instancia en particular y, después, ampliar a partir de ahí.
- ¿Qué es Marketo y cuáles son las finalidades de esta plataforma para nuestra organización?
- Finalidad de esta documentación
- Proceso para mantener y realizar cambios en la guía de gobernanza
- Configuración administrativa
- Instancias
- Espacios de trabajo y particiones
- Roles y responsabilidades del usuario
- Configuración de campaña inteligente, correo electrónico y programa
- Límites de comunicación
- Seguridad
- Canales
- Etiquetas
- Estructura de datos
- Programas operativos
- Crear en una instancia de Marketo
- Centro de excelencia (COE)
- Estructura de las carpetas
- Convenciones de nomenclatura
- Organización del programa
- Plantillas
- Procesos estandarizados
- Listas de verificación
- Segmentaciones
- Archivado
- Centro de suscripciones
- Integración CRM
- ¿Cómo funciona la sincronización?
- Sincronización de campañas
- Diccionario de datos
- Otras integraciones
- GDPR y cumplimiento
Consulte un ejemplo de documentación del canal aquí (o adjunto a esta publicación).
¡Empiece a documentar su instancia hoy mismo! Asegúrese de involucrar a todo el equipo, ya sea solo usted o un equipo de 10 personas, y revise estos documentos todos los meses para mantenerlos actualizados a medida que aumenta el uso de la instancia de Marketo.
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