Marketo Engage ガバナンスとトレーニングの開始のドキュメント
本ブログは英語版の翻訳です。
https://nation.marketo.com/t5/product-blogs/getting-started-on-your-marketo-governance-and-training/...
「今日あなたが宝くじに見事当選し、明日仕事を辞めるとしましょう。Marketoインスタンスを誰かが直ちに引き継ぐことはできるでしょうか？」これは、Marketoインスタンスの文書化を検討する場合に、MarketoのコンサルタントであるTori Forte が推奨する考え方です。実際、優れたドキュメントは、実際の実装自体と同様に重要です。インスタンスの設定中に行った変更と決定をトラッキングすることで、以下に役立ちます。
- スケーラブルな方法で追加のユーザーをより簡単にトレーニングすること
- Marketoでより効率的かつ長期的に構築すること
- インスタンスの健全性と正常性を維持すること
- チームで離職が発生した場合、新しいMarketo管理者の移行プロセスがはるかにスムーズに
作成できるドキュメントにはいくつかの種類があります。ガバナンスガイドでは、プログラム/フォルダーの構造、通信制限などのトピックを使用して、インスタンスの設定について詳しく説明しています。これは、Marketoインスタンスの特定のベストプラクティスと管理基準を特定するためにユーザーが参照するドキュメントであり、主にMarketo管理者またはメインユーザー向けです。ガバナンスガイドに加えて、チームがMarketoに習熟できるよう、補足の有効化ドキュメントまたはトレーニング資料が必要になる場合があります。これらには、プラットフォームでの作業を練習するための演習、アクセスが許可される前に合格すべき問題、ユーザーがMarketoで実行可能な事項のリストが含まれる場合があります。これらは、組織内のすべてのMarketoユーザーを対象としています。
本格的なガバナンスガイドをまとめる場合でも、セットアップの重要な側面を文書化するだけの場合でも、オンボーディング中に行った決定を書き留めておくことで、Marketoを有効に利用できるようになります。
ドキュメントの使用を開始する
ガイドの使用に問題がありますか？Toriは、Marketoドキュメントの最も重要な側面である管理者設定に最初に注目するよう提案しています。「舞台裏での決定をすべて書き留めておくと、Marketoインスタンスを引き継ぐ必要がある場合に、インスタンスがどのように、なぜそのように設定されたかを理解できるようになります。」Toriは、「何が構築されたかを文書化するだけでなく、なぜそのように構築されたのか」を文書化することが重要であると指摘します。これにより、将来の管理者（または将来の自分）が、うまくいかなかった決定を繰り返したり、行き詰まって時間を無駄にしたりすることを回避できます。
文書化の成功を保証する、Toriからのもう1つの推奨事項は、「作成するすべてのルールに、それを強制する所有者がいることの確認です。強制の欠如は、ルール作成を無意味なものにします。」チームにチェックインし、プロセスを導入して、このドキュメントが引き続き適応し、関連性を維持し、ユーザーの頭に浮かぶことを確認します。
ヒントとコツ
新規/既存のインスタンスを文書化する場合でも、組織のMarketoユーザー向けのトレーニングリソースを作成する場合でも、Marketoの常駐エキスパートの1人であるKylie Petersからの次のヒントを検討してください。
- 「過剰な文書化、過剰なコミュニケーション、過剰なテスト！十分にやっているように思えても、実は不十分である可能性があります。」将来的に、自分や自分のチームに何が役立つかはわからないので、詳細を追加して、他のチームを常に把握してください！
- 「「新規ユーザー」を念頭に置いてください。このテクノロジーを使用したことがない人のためにドキュメントを作成してください。」Marketoに習熟すると、多くの背景知識を当然のように考えてしまいがちです。最も基本的なユーザーを念頭に置いて、有効化とガバナンスのドキュメントを作成していることを確認してください。新規ユーザーが理解するのに役立つと思われる場合は、いくつかの定義とベストプラクティスをトレーニングドキュメントに直接含めるよう検討してください。
- 「ユーザーが情報を処理して理解する方法はさまざまであり、トレーニングで書かれたポイント、写真、動画、実践演習を組み合わせて使用するのに役立ちます。」チームに送信するテキストのブロックを書くだけでなく、いくつかのインタラクティブなコンテンツまたはいくつかの異なる形式を有効化ドキュメントとトレーニングに含めます。
- 「これまでMarketoを見たことがない人に文書化を実行させ、質問があるかどうかを尋ねます。」ガバナンスと有効化のドキュメントが明確かどうかわからない場合は？Marketoを使用したことがない人に、トレーニングをフォローできるかどうかを確認してもらいます。これにより、何をまとめられたか、そしてそれをどのように改善できるかについて、新鮮な視点を得られます。
- 「トレーニングドキュメントは、ニーズやインスタンスによって大きく異なるということを留意しておくことが重要です。」可能な限り包括的でなければならないガバナンスガイドとは異なり、有効化ドキュメントは組織のニーズに基づいて作成する必要があります。1つのインスタンスまたは1人のユーザーについて詳細に文書化することの重要性は、他のユーザーにとってはあまり関連性がないことがあります。注意してください。インスタンスとユーザーを最もよく把握しておくべきであり、それに応じてトレーニングドキュメントを作成してください。
Marketoドキュメントのサンプルトピック
これらのトピックを使用して、最初のMarketoガバナンス文書化計画をガイドします。ゆっくりと時間をかけて、特定のインスタンスにとって重要ないくつかのトピックから始めて、そこから拡張することで、成功する場合があります。
- Marketoとは？組織にとっての目的は？
- このドキュメントの目的
- ガバナンスガイドを維持/変更するプロセス
- 管理設定
- ワークスペースとパーティション
- ユーザーの役割と責任
- スマートキャンペーン/メール/プログラム設定
- 通信制限
- セキュリティ
- センターオブエクセレンス（COE）
- フォルダー構造
- 命名規約
- プログラム編成
- テンプレート
- 標準化されたプロセス
- チェックリスト
- セグメンテーション
- アーカイブ
こちらの（またはこの投稿に添付されている）チャネルドキュメントの例をご覧ください。
今すぐインスタンスの文書化を始めましょう！必ずチーム全体（あなた単独であれ、10人のチームであれが関与し、Marketoインスタンスの使用が増えるにつれて最新の状態に保つために、毎月これらのドキュメントにアクセスしてください。
Marketo のオンボーディングに役立つコンテンツは Marketo Engage User Group - Marketo Foundation にもヒントが掲載されています。
https://mugs.marketo.com/japan-marketo-foundation-mug
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